یکی از مهمترین راه‌های برقراری ارتباط با اساتید برای درخواست فاند، ارسال ایمیل است. در این مقاله اطلاعاتی درباره نحوه ایمیل زدن به استاد برای اخذ فاند از وی ارائه خواهد شد. نوشتن ایمیل مناسب با فرمت درست از اهمیت بالایی برخوردار است. زیرا می‌تواند علاقه و اشتیاق شما را برای همکاری با استاد مورد نظر به عنوان دستیار آموزشی ( TA ) یا دستیار پژوهشی ( RA ) را نشان دهد. لطفا در ادامه مطلب با ما همراه باشید تا مروری بر نحوه درست نگارش متن ایمیل ارسالی و نحوه برقراری ارتباط با اساتید، داشته باشیم.
نحوه نگارش ایمیل
بهترین عنوان ممکن را برای ایمیل خود انتخاب کنید.
اولین و مهمترین بخش ایمیل عنوان آن است. زیرا اولین چیزی است که دریافت‌کننده ایمیل، آن را می‌بیند. اکثر ایمیل‌ها حتی توسط اساتید باز نمی‌شوند. زیرا آنها ایمیل‌های بسیاری از دانشگاه‌ها، دانشجویان، مجلات علمی و … دریافت می‌کنند و طبیعی است که فرصت پاسخ به همه ایمیل‌ها را نخواهند داشت. بنابراین سعی می‌کنند به ایمیل‌هایی که عناوین مهم دارند، پاسخ دهند. اگر عنوان ایمیل را به درستی تنظیم کنید، احتمال دریافت پاسخ از جانب استاد بسیار زیاد خواهد بود. حتی اگر خود استاد درباره درخواست شما تصمیمی نگیرد، ممکن است آن را برای فرد مناسبی ارسال کند.
استاد موردنظرتان را با عنوان مناسبی خطاب قرار دهید.
پس از مشخص کردن موضوع ایمیل، باید بدنه آن را بنویسید. به یاد داشته باشید که همیشه شروع متن با مخاطب قرار دادن فردی است که ایمیل برای او ارسال می‌شود. مخاطب شما یک استاد دانشگاه است، پس بهتر است احتراماً قبل از نوشتن نام وی از عبارتی مانند استاد عزیز استفاده کنید. بهترین خطاب نام استاد، همراه با عبارت Dear professor است. البته اگر وی هنوز استاد تمام نشده، باید از واژه Dr به جای professor استفاده کنید. ضمناً به یاد داشته باشید که به هیچ وجه نباید از عباراتی مانند Dear Sir یا Dear Madam استفاده کنید.
اگر متنی که می‌نویسید طولانی باشد، ممکن است استاد از خواندن آن صرف نظر کند. بهترین حالت، نوشتن متنی شامل 3 پاراگراف است. در پاراگراف اول معمولاً مشخصات دانشجو نوشته می‌شود. مواردی مانند تحصیلات، علاقمندی‌های پژوهشی، گواهینامه‌ها و تجربیات دانشجو و ….
پارگراف دوم بخش حساس ایمیل است. جایی که نوشته شما می‌تواند تاثیر خود را بر خواننده بگذارد. پس باید به بهترین شکل ممکن نوشته شود. قطعا به خاطر حساسیت بالای این بخش، هر قدر برای آن وقت بگذارید باز هم ارزش دارد. ایمیلی که برای استاد می‌فرستید باید نشان دهد که دانشجو، درک کاملی از حوزه پژوهشی استاد دارد. هر استاد در یک یا چند زمینه پژوهشی که در آن تخصص لازم را دارد، کار می‌کند، پس طبیعی است که فقط در همان زمینه از دانشگاه بودجه پژوهشی دریافت کند. بنابراین در صورتی که به کار در حوزه تخصصی وی علاقه‌مند هستید و قبلاً تجربیاتی در آن زمینه داشته‌اید، می‌توانید برای دریافت فاند از استاد با او ارتباط برقرار کنید.
تفاوت فاند و بورسیه چیست؟ معرفی انواع رایج فاند
هنگام نوشتن ایمیل به استاد، به مقالات و آثار تحقیقاتی استاد اشاره کنید و نشان دهید که به خوبی با کارهای او آشنا هستید. برای این کار بهتر است چند مقاله نوشته شده توسط استاد مورد نظر را بخوانید تا به او نشان دهید که در مسیر رسیدن به هدف خود مصمم و جدی هستید و واقعاً احساس تکلیف می‌کنید. چنین مواردی وی را ترغیب می‌کند که حتماً به ایمیل شما پاسخ دهد. همچنین بهتر است توضیح دهید که چطور و تا چه اندازه در فیلد پژوهشی مورد نظر کار کرده‌اید و کارهایتان تا چه اندازه به کارها و پروژه‌های استاد نزدیک و مرتبط است. اگر هم مقاله یا اثری در این زمینه دارید، حتماً به آن اشاره کنید.
در پاراگراف سوم درخواست خود، مانند گرفتن فاند از استاد را مطرح خواهید کرد. مساله پیچیده را نکنید. مختصر، کوتاه و صادقانه خواسته خود را بیان کنید و در آخر اشاره کنید که آمادگی لازم برای پاسخگویی به هرگونه سوال یا درخواستی از استاد را دارید و منتظر نظر استاد هستید.
بخش آخر ایمیل به بخش امضا معروف است. این بخش هم از اهمیت زیادی برخوردار است. بهتر است امضای شما تا حد امکان ساده و کوتاه باشد. حتماً از عبارت‌های مرسوم در بخش پایانی مانند Yours sincerely، استفاده کنید. امضا شما عبارت است از نام کامل خودتان، دانشگاه محل تحصیل و شهر و کشورتان.
دستور زبان و علائم نگارشی
بسیاری از متقاضیان بدون رعایت برخی مسائل مانند دستور زبان انگلیسی، علائم و لحن نگارش متن، اقدام به ارسال ایمیل به اساتید می‌کنند. رعایت نکردن اصول نگارشی در ایمیل نشان می‌دهد که نویسنده به اندازه کافی مهارت‌ها نگارش متون زبان انگلیسی را ندارد. معمولاً اساتید به چنین ایمیل‌هایی پاسخ نمی‌دهند. زیرا آنها افرادی آکادمیک هستند و به رعایت اصول نگارشی اهمیت بسیار زیادی می‌دهند. آنها از افراد آکادمیک مانند متقاضیان تحصیلات تکمیلی، انتظار دارند مهارت بالایی در نگارش داشته باشند تا بتواند مقصود خود را به درستی بیان کرده و با افراد مختلف ارتباط برقرار کنند. به یاد داشته باشید که نباید از کلمات مخفف که در چت کردن به کار گرفته می‌شود، استفاده کنید.
شرایط لازم برای گرفتن فاند از استاد چیست و چه مدارکی لازم است؟
چند نکته مهم
اگر پاسخی به ایمیل شما داده نشد، نا امید نشوید، دلایل زیادی برای این کار می‌تواند وجود داشته باشد. مثلاً ممکن است استاد هنوز ایمیل شمار را ندیده، یا درحال حاضر فاندی برای ارائه در اختیار ندارد. ممکن است ظرفیت پذیرش متقاضی فاند تمام شده و به همین خاطر دیگر استاد قصد گرفتن دانشجوی دیگر را نداشته باشد. یا مثلاً ممکن است ایمیل شما در پوشه‌ی اسپم قرار گرفته باشد و استاد متوجه آن نشود.
دلایلی هم وجود دارد که در واقع به خود شما بر می‌گردد. به عنوان مثال ممکن است رزومه‌ای که برای استاد فرستاده‌اید طوری نبوده که نظر استاد را به خود جلب کند. یا استاد چندین درخواست را به صورت همزمان دریافت کرده و قصد دارد که افراد را با یکدیگر مقایسه کند. حتی ممکن است ایمیلی که فرستاده‌اید، به خاطر داشتن عنوان نامناسب، مانند سلام و احوال‌پرسی پاک شود.
به هر حال در صورتی که جوابی از استاد نگرفتید، بعد از مدتی مشخص مجدد برای او ایمیل بفرستید. در ایمیل دوم به صورت مودبانه به ایمیل قبلی خود اشاره کنید. مثلاً بنویسید که شاید ایمیل قبلی به دست‌تان نرسیده است.
بهترین زمان ارسال ایمیل به استاد
زمان ارسال ایمیل به استاد بسیار مهم است. اگر زمان مناسبی را برای ارسال ایمیل به استاد انتخاب کنید، احتمالاً ایمیل شما اولین مورد در بین انبوه ایمیل‌های ارسال شده به استاد، پاسخ خواهد گرفت. به همین منظور باید به 2 نکته دقت کنید. نکته اول این است که یک سال قبل از ترمی که می‌خواهید وارد دانشگاه مورد نظر شوید با استاد مورد نظر مکاتبه کنید تا در این بازه زمانی تقریباً طولانی، پاسخ نهایی را از استاد بگیرید. اگر جواب وی منفی بود که می‌توانید با استاد دیگری مکاتبه کنید، اگر نه بهتر است کمی در مورد اقداماتی که باید انجام دهید با وی صحبت کرده و از او راهنمایی بگیرید. دوماً سعی کنید در زمان کاری وی برایش ایمیل ارسال کنید.
شرایط فاند دکتری در اروپا، آمریکا و کانادا چگونه است؟
جمع بندی
سعی کنید متن ایمیل‌تان کوتاه و نهایتاً در حد 3 پاراگراف باشد. البته اگر برای اخذ فاند در دوره کارشناسی ارشد به استاد ایمیل ارسال می‌کنید، بهتر است متنی که ارسال می‌کنید بیش از 5 سطر نباشد. در پاراگرف اول از خود و علاقمندی‌هایتان بگویید. در پاراگراف دوم باید به استاد نشان دهید که به خوبی با او آشنا هستید و می‌توانید با او همکاری خوبی در بحث‌های پژوهشی داشته باشید. در پاراگرف سوم نیز درخواست که همان درخواست فاند از استاد است را مطرح خواهید کرد. نهایتاً بخش امضا را فراموش نکنید و حتماً یکبار دیگر به لحاظ علائم نگارشی و لحن نوشته، متن ارسالی را کنترل کنید.
به نظر شما چه نکات مهمی را هنگام درخواست فاند از استاد مد نظر داشته باشیم؟ آیا تا به حال تجربه دریافت فاند از استاد را داشته‌اید؟ نظرات و تجربیات خودتان را با ما به اشتراک بگذارید.